Descriptif du poste

Contexte et rattachement

DNA Script, biotech franco-américaine spécialisée dans la synthèse enzymatique d’ADN, recrute un(e) Office Manager pour assurer l’administration courante de la société et le bon fonctionnement quotidien du site

• Rattachement : CEO
• Interlocuteurs : la Direction, les équipes et les partenaires externes (cabinets de paie, de comptabilité, juridiques, HSE)
• Lieu : Le Kremlin-Bicêtre, présence sur site 4 jours par semaine

Mission générale

L'Office Manager assure l'administration RH courante, coordonne les partenaires externes (paie, comptabilité, juridique, HSE) et veille au fonctionnement quotidien du site : locaux, accueil, fournisseurs, événements d'équipe, appui à la Direction.

Missions principales

Les missions du poste s'organisent autour de six domaines, de l'administration RH, première attente du poste, au soutien quotidien de la Direction et des équipes.

1.Administration RH courante

Première attente du poste : l'Office Manager assure le suivi administratif de la vie des salariés, en lien avec le cabinet de paie, et fait vivre les outils RH existants.

• Gérer les formalités d'embauche et d'intégration des nouveaux arrivants, ainsi que les formalités liées aux départs
• Tenir à jour les dossiers des salariés et suivre les éléments administratifs de leur vie dans l'entreprise (absences, congés, documents contractuels)
• Faire vivre les outils RH et remonter au CEO les besoins d'évolution

• Interface avec les prestataires externes

Premier interlocuteur interne des prestataires de paie, de comptabilité, de RH, de juridique et de HSE, l'Office Manager garantit la fluidité des échanges entre la Société et ces experts.

• Collecter auprès des équipes et transmettre aux prestataires les informations nécessaires à leurs travaux (paie, clôtures comptables, obligations déclaratives)
• Suivre les échéances et relancer, en interne comme auprès des prestataires
• Remonter à la Direction les difficultés et points d'attention

• Locaux et services généraux

Il veille au bon fonctionnement du site et à un cadre de travail de qualité.

• Assurer la gestion administrative des locaux : maintenance, entretien et gestion du bâtiment
• Gérer les fournitures et équipements de bureau, ainsi que les commandes et livraisons associées
• Faire le lien avec le prestataire HSE sur la sécurité des installations

• Fournisseurs, contrats et abonnements

Il s'assure que la Société dispose des moyens nécessaires à son fonctionnement, au meilleur coût.

• Gérer les fournisseurs, contrats et abonnements récurrents, et coordonner avec eux les équipements et accès informatiques
• Suivre les coûts associés et anticiper les renouvellements

• Accueil et vie d'équipe

Il contribue à la qualité de l'accueil et à la cohésion des équipes.

• Accueillir les visiteurs et gérer le courrier
• Organiser les événements d'entreprise et les activités d'équipe

• Soutien à la Direction et aux équipes

• Apporter au quotidien un appui administratif et opérationnel à la Direction et aux équipes (organisation, démarches ponctuelles, suivi de dossiers)

Profil recherché

Profil recherché

• Formation : Bac+3 minimum en ressources humaines, gestion administrative ou office management (une spécialisation RH ou paie est un plus)
• Expérience : 3 à 5 ans sur un poste polyvalent à forte composante RH (administration du personnel, intégrations et départs, suivi des dossiers salariés), avec une pratique confirmée de l'interface avec des cabinets externes (paie, comptabilité, juridique), idéalement en PME ou en environnement biotech

Compétences requises

• Solide maîtrise de l’administration RH : intégrations, départs, dossiers salariés, suivi des obligations administratives
• Capacité à piloter des cabinets externes (paie, comptabilité, juridique, HSE) : cadrage des demandes, transmission des informations, suivi des échéances et de la qualité des livrables
• Suivi de fournisseurs et de contrats
• Notions de paie et de comptabilité
• Maîtrise des outils bureautiques et des outils RH
• Langues : français courant, anglais professionnel (rédaction des reportings en anglais)
• Qualités : rigueur, sens du service, autonomie, capacité à relancer et à tenir des échéances, discrétion sur les données sensibles

Conditions du poste

• Contrat : CDI
• Classification conventionnelle : Cadre 1.1 - 95
• Service d'appartenance : COR - Fonctions support
• Lieu de travail : Le Kremlin-Bicêtre
• Rémunération brute annuelle fixe : 35 à 50 K€ bruts annuels fixes selon profil, complétés d’une part variable de 10 % sur objectifs, de tickets restaurant et d’une mutuelle prise en charge à 50 % par l’employeur
• Durée du travail : cadre en forfait jour (218 jours)
• Date de prise de poste cible : 4 janvier 2027